Faktor yang harus diperhatikan pada pembuatan formulir elektronik

formulir (dokumen) adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi dengan informasi tanggal penjualan, nama wiraniaga dengan kodenya, nomor urut, nama barang dan kodenya, kuantitas, harga satuan, harga total setiap barang, harga total semua barang, dan tanda tangan wiraniaga serta berisi informasi yang tercetak misal nomor urut formulir dan nama formulir. Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komuter yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik. Manfaat formulir elektronik yaitu; 1. Penangkapan data dilakukan sekali’ 2. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari 3. Kemudahan dalam pengelolaan formulir 4. Tidak pernah kehabisan formulir 5. Tidak ada data yang mengambang 6. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah 7. Kecepatan pengisian formulir 8. Tidak pernah ketinggalan jaman Menurut tujuan penggunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu: a). Formulir yang dibuat meminta dilakukannya suatu tindakan. Digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain melakukan sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta. Contoh: surat permintaan pembelian (digunakan oleh bagian gudang untuk meminta bagian pembeliaan melaksanakan transaksi pembelian guna memenuhi kebutuhan persediaan barang di bagian gudang. Bukti permintaan danpengeluaran barang gudang, Surat permintaan penawaran harga, dll. b). Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan. Digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan. Contoh: formulir laporan penerimaan barang (digunakan oleh bagian penerimaan untuk mencatat data abrng yang diterima dari pemasok). Contoh lain; faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja, dll. Faktor yang harus diperhatikan pada pembuatan formulir elektronik : 1. Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas. Agar pengguna dapat langsung mengerti dalam penggunannya. 2. Elemen-elemen yang dicantumkan di dalam formulir elektronik yang telah disusun harus mmenurut urutan yang logis. Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akan mengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir elektronik. 3. Nama formulir elektronik. Seperti hal orang-orang, formulir elektonikpun perlu diberi nama untuk memudahkan identifikasinya. 4. Nomor identifikasi pada setiap formulir elektronik. Untuk mengingat berbagai nomor identifikasi formulir elektronik dalam database. Oleh karena itu nomor identifikasi dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir. 5. Pengarahan dalam penginputan. Yaitu mengarahkan dimana data dapat dimasukkan dan menginformasikan kesalahan yang terjadi saat data dimasukkan. 6. Validity checking. Memverifikasi apakah data yang dimasukkan memenuhi kriteria format, batasan dan parameter lainnya, Menentukan apakah semua data lengkap (Contoh : NIM harus 10 digit dan tidak boleh memasukkan NIM yang sama). 7. Menyediakan Prosedur, yaitu menentukan hal-hal sbb. Sumber : www.google.co.id